POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

 

INTRODUCCIÓN

En LA CAFETECA, identificada con el NIT No. 43.200.351-5, comprendemos la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales en la era digital, por ello, nos comprometemos a manejar con el máximo cuidado y responsabilidad la información que nos confían nuestros clientes, proveedores y empleados, nuestra Política de Datos refleja el esfuerzo constante por cumplir con las normativas vigentes y garantizar la confianza de todos aquellos que forman parte de nuestra comunidad.

 

PROPÓSITO

El propósito de esta Política de Datos es establecer las directrices bajo las cuales LA CAFETECA gestiona la información personal, asegurando el respeto por la privacidad y el derecho al buen nombre de las personas, asimismo, busca proporcionar claridad sobre el uso que se le dará a dichos datos, los derechos de los titulares y los procedimientos para ejercerlos, en consonancia con la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones aplicables sobre la materia en Colombia, con esto, reafirmamos nuestro compromiso con la legalidad, la transparencia y la seguridad de la información personal.

 

DEFINICIONES

1. AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Es la Superintendencia de Industria y Comercio - Delegatura para la Protección de Datos Personales, entidad encargada de vigilar y garantizar la aplicación de las normativas relacionadas con la protección de datos personales en Colombia.
2. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, de acuerdo con lo establecido en la ley, asegurando que los titulares comprendan el alcance y las consecuencias de la autorización otorgada.
3. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, estructurado de tal manera que permita la realización eficiente de las operaciones de tratamiento y garantice la seguridad de los datos.
4. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, protegida por las disposiciones legales vigentes que buscan resguardar la privacidad y otros derechos fundamentales.
5. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, bajo los principios y obligaciones establecidos en la ley.
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, siendo el principal responsable de cumplir con las disposiciones de la ley y de responder ante los Titulares y las autoridades.
7. TITULAR DE LA INFORMACIÓN: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, quien tiene derechos fundamentales que deben ser respetados y garantizados por el Responsable y Encargado del Tratamiento.
8. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, realizadas en el marco de los principios y deberes establecidos en la legislación colombiana.
9. TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país, bajo los estándares y requisitos exigidos por la ley para garantizar la protección adecuada de los datos transferidos.

• TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable, asegurando que se mantengan las medidas de seguridad y confidencialidad en todo momento.
• DATOS SENSIBLES: Se refiere a aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS: Conjunto de reglas que rigen el tratamiento de datos personales. Estos incluyen principios como la legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
• DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS: Obligaciones que deben cumplir quienes manejan datos personales, como solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada, y conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del tratamiento, que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, en el cual se informa al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• RECLAMO: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
• REGISTRO EN LA BASE DE DATOS: Proceso mediante el cual se ingresa la información del Titular de la Información en la base de datos de LA CAFETECA, asegurando que se cumplan los principios de legalidad, consentimiento y seguridad. Este registro debe ser reportado a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales cuando así lo requieran las normativas, y debe permitir la actualización fácil y rápida de los datos, así como su supresión cuando el Titular así lo solicite o cuando haya cesado la finalidad para la cual fueron recolectados.
• DERECHOS DE LOS TITULARES: Los titulares de datos personales tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA CAFETECA en su condición de Responsable del Tratamiento. Igualmente, tienen derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada, a ser informados respecto del uso que se ha dado a sus datos personales, a presentar quejas ante la Autoridad de Protección de Datos por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente, a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES: LA CAFETECA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular de los datos personales ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información, así como revocar la autorización. Estos procedimientos estarán disponibles en nuestra página web y en nuestros puntos de servicio al cliente, garantizando una respuesta oportuna a las solicitudes, consultas y reclamos que se presenten.
• MEDIDAS DE SEGURIDAD: LA CAFETECA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Las medidas de seguridad incluyen, entre otras, políticas de privacidad actualizadas, protocolos de seguridad de la información, capacitación a empleados sobre la importancia de la protección de datos personales, y el uso de tecnologías de la información que aseguren la confidencialidad y la integridad de los datos personales.

 

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

En LA CAFETECA, el tratamiento de los datos personales recabados de empleados, clientes, proveedores y terceros se realiza con el compromiso de garantizar la privacidad y la protección de la información, siguiendo las siguientes finalidades:

1. DESARROLLO CONTRACTUAL: Utilizar los datos personales para gestionar y desarrollar las relaciones contractuales establecidas con los Titulares de la Información, ya sea de manera directa o a través de un encargo por parte del Responsable del Tratamiento. no se limitan a las relaciones contractuales formalizadas mediante contratos, sino que también abarcan cualquier tipo de relación de servicio que se establezca con los Titulares de la Información.
2. EVALUACIÓN DE CANDIDATOS: Procesar la información personal de los posibles candidatos con el fin de evaluar su incorporación como funcionarios de la empresa, bien sea directamente o por un encargo del Responsable del Tratamiento.
3. RELACIONES LABORALES: Administrar los datos personales necesarios para el desarrollo y mantenimiento de las relaciones laborales con los empleados de LA CAFETECA.
4. ANÁLISIS FINANCIERO Y COMERCIAL: Monitorear y evaluar la solvencia financiera y el comportamiento comercial de nuestros proveedores y clientes para asegurar relaciones comerciales estables y confiables.